¿En qué consiste tener una solución de BI?

Hablar de Bi en estos días es referirse a una metodología de TI que tiene más de 20 años en el mercado, no pretendo descubrir el hilo negro de algo que es muy conocido en el ambiente de TI. Lo que sí puedo hacer es comentar en base a mi experiencia los pequeños grandes detalles que son necesarios atender para poder hacer una implementación de BI exitosa.

Para entrar en contexto delimitemos qué es una solución BI estándar. En pocas palabras, consiste en extraer la información de los sistemas fuentes; modelar es decir transformar la información para formar un diagrama estrella o snowflake según la necesidad y finalmente explotar dicha información por medio de indicadores. Esto se escucha fácil, pero en realidad, como se dice coloquialmente del plato a la boca se cae la sopa. Hay muchas causas por las que este tipo de proyectos fallan. A continuación mencionare algunas de las situaciones que me he topado con el tiempo y cómo se abordaron.

Es muy común que quieran decirte “quiero el BI de ventas y unos reportes”, esto es una carta abierta a que sea uno o muchos reportes, y aunque se ve algo muy simple de identificar, en muchas ocasiones obviamos que los reportes serían los básicos o incluso por pena para con el cliente y no se ejerce la presión necesaria para que se entregue la definición de estos.

El deber ser es generar un documento de Análisis en donde se defina el alcance del proyecto, así como una imagen de los reportes que se deseen realizar. Dicho documento deberá ser firmado por parte del cliente y la consultoría que presta el servicio. En caso de que el cliente siga renuente a proporcionar dicha definición de los reportes se deberá de mandar correos claros a inicio del proyecto solicitando esta definición, así como especificar el impacto que tendrá el no entregar esta definición en tiempos.

Parece mentira, pero algunas ocasiones no hay una comunicación fluida entre los altos mandos y el personal que define el alcance de la solución. Veámoslo en un ejemplo de la vida real:  el gerente de la planta comisiona a López contador de la empresa para los KPI de inventario y ventas. Al recibir la noticia, López queda en shock por que él es contador y un especialista para el Excel pero en su vida ha trabajado con soluciones de BI, es más, él era feliz con su Excel. López investiga de qué se trata este tipo de soluciones, pero mientras tanto y para desgracia nuestra el proyecto ya inició y para cuando él tiene todo el contexto, tristemente ya vamos tarde.   

Para evitar estas situaciones la persona que está gestionando el proyecto del lado de la empresa debe de tener contacto con el usuario normativo (el que define) al menos una semana antes de que empiece el proyecto.  Si ya estás en la situación de esperar a que termine de investigar López, protege tu trabajo mandando mails con copia a tu administrador de proyecto preguntando por la definición y puntualizando los posibles desfases en tiempos. No sientas pena por López, al final del camino él también tratará de justificar su retraso y si no hay evidencia será tu palabra contra la suya y créeme los consultores externos siempre llevamos la de perder.